Cómo calculamos el ROIV de la formación

El retorno de la inversión (ROI) es una métrica financiera que compara la ganancia o pérdida de una inversión en relación con su coste. Se usa para medir la probabilidad de obtener el retorno de una inversión.

¿Se puede usar el ROI para medir la rentabilidad de una formación?

Se puede para algunas formaciones, pero no con la misma exactitud con la que se miden otras inversiones. Es mucho más fácil medir el ROI de la inversión en una nueva máquina que medir el ROI de una formación.

Aunque la medición del ROI es difícil y poco precisa, medirlo ayuda a una empresa a entender en qué tipos de formación vale más la pena invertir.

En este artículo, explicaré cómo se puede medir el ROI de una formación. Hablaré de diferentes formas, y explicaré las ventajas y desventajas.

Primero, mostraré el cálculo del ROI según Jack Phillips. Es la aplicación del ratio financiero que se aplica a todo tipo de inversiones. Explicaré las ventajas y las dificultades que hay para calcular el ROI con esa fórmula.

Luego, explicaré como medimos el ROI en WiserTeams. Usamos una fórmula alternativa que nos permite medir el ROI de prácticamente cualquier formación. Relacionamos el valor que aporta la formación a la empresa, con algunas métricas de la formación, como por ejemplo, el recuerdo a largo plazo y la consecución de los objetivos relacionados con la formación. Como veremos a lo largo de este artículo, estas métricas son mucho más fáciles de medir y nos dan una aproximación al ROI que nos permite comparar una formación a otras. Lo denominamos ROIV, o Retorno de la Inversión en Valor.

Vamos a empezar con la fórmula financiera del ROI.

ROI de la formación (Phillips):

Jack Phillips utiliza la misma fórmula para medir el ROI que se usa en finanzas para medir cualquier inversión. Concretamente.


En esta fórmula:

• Inversión: Lo que se ha invertido
• Ingresos: Los ingresos que ha generado la formación

Vamos a ver cada uno de estos dos puntos por separado.

Inversión de la formación:

La inversión es sencilla de calcular. Incluye todos los costes relacionados con la formación. Incluye:

• La inversión directa en formación, o lo que la empresa paga por el curso o al formador.
• Los costes indirectos relacionados con la formación, como por ejemplo, los gastos de viaje de las personas que asisten a la formación, alquiler de sala y otros gastos imputables a la formación.
• El coste de los trabajadores que asisten a la formación. Incluye el tiempo de trabajo que todos los que asisten al trabajo han empleado en la formación.

Vamos a verlo a través de un ejemplo.

Vamos a suponer que una empresa quiere que sus vendedores mejoren su técnica de cierre para cerrar muchas más ventas. Para ello, contratan a un experto una formación en ventas para impartir una formación presencial de 8 horas en Madrid.

A esa formación asistirán 25 empleados, de los cuáles 10 están en Madrid y los otros 15 vendrán de diferentes partes de España.

Para esta formación, el formador percibirá 5.000 €. Esta sería la inversión directa.

A este coste, debemos añadirle:

La inversión indirecta, que incluye los costes de desplazamiento y hotel de las personas que se desplazarán. También deberemos incluir los coste de la comida o cena (si la hubiera), reserva de sala, etc. Para nuestro ejemplo, vamos a suponer que la suma de todos los gastos indirectos asciende a 5000 €

Por último, estaría el coste de oportunidad de las personas que asisten a la formación. Este coste es lo que le costará a la empresa que esos trabajadores dediquen su tiempo a formarse en lugar de a trabajar. Incluye todo el tiempo que dedicarán a la formación, en lugar de a trabajar.

Para este ejemplo, vamos a suponer que el coste medio de esos vendedores para la empresa es de 20 €/hora.

Este sería el coste de su salario y de la seguridad social. Este coste/hora debería multiplicarse por el tiempo que no trabajarán porque estarán formándose.

Volviendo a nuestro ejemplo, para los empleados de Madrid, este tiempo sería de 8 horas. En cambio, para los empleados de fuera, como se tienen que desplazar el día anterior, ese tiempo sería de unas 12 horas. Si estas personas se hubieran desplazado en horas que no son de trabajo, las horas de desplazamiento no se contabilizarían.

Con estos datos, el coste de los asistentes a la formación, será de:

Personal de Madrid: 8 horas x 10 personas x 20 €/hora = 1600 €

Personal de fuera de Madrid: 12 horas x 15 personas x 20 €/hora = 3.600 €

Total 1.600+3.600 = 5.200 €

La inversión total en la formación, sería de: 5.000 € + 5.000 € + 5.200 € = 15.200 €

Ya tenemos el primer dato de la fórmula, la inversión.

Ahora tenemos que calcular el impacto económico de esta formación, es decir, los ingresos en Euros. Esta es la parte más difícil.

El cálculo de los ingresos en el ROI

Si volvemos al ejemplo de la formación en ventas, los ingresos serían el margen de contribución adicional que generarán esos vendedores después de recibir esa formación. Es importante señalar que hablamos de margen, no de ventas. El margen serían los ingresos generados por las ventas, menos los costes directos de los productos o servicios que se han vendido.

Para calcular estos ingresos, deberíamos calcular cuánto vendían esas personas antes y cuanto venden después de recibir la formación. La diferencia entre estas dos cifras, sería el impacto de la formación.

Si por ejemplo antes de la formación, vendían por valor de 100 y después venden por valor de 110, y asumimos que no ha cambiado nada más, podríamos decir que el impacto de la formación ha sido +10% en ventas. Luego, tendríamos que cuantificar este porcentaje de ventas en margen de contribución y en Euros para obtener la cifra de ingresos.

Este cálculo es poco preciso porque atribuye toda la variación de ventas a la formación. La realidad es que hay muchas otras variables que afectarán a esas ventas. Por ejemplo: lo que hace la competencia, el nivel de precios, la publicidad, las promociones, etc… Estos factores externos (que llamaremos “ruido”) afectarán a ese incremento y evitarán que calculemos bien los ingresos atribuibles a la formación.

Se podría eliminar parte de este ruido comparando los resultados de los vendedores que han asistido a la formación con los de un grupo que no han asistido, que sería el grupo control. Si por ejemplo la empresa tiene otros 20 vendedores que no han asistido a esa formación y durante el mismo periodo sus ventas han aumentado el 3%, mientras que los que han hecho la formación han aumentado en 10%, podríamos decir que el impacto de la formación ha sido ese 7% de diferencia.

Esta forma de medir el ROI es más precisa, pero tampoco es exacta. Para que los resultados fueran más fiables, las zonas y condiciones de ventas (competencia, precios, tipo de clientes), deberían ser similares entre el grupo de vendedores que ha hecho la formación y el grupo que no. Esto es muy difícil. Aún así y aunque los datos no sean del todo precisos, tendríamos una idea de cuál ha sido ROI de esa formación.

Si se pudiera hacer bien estas mediciones y análisis, tendría sentido analizar el ROI de la formación.

Lamentablemente, prácticamente nadie calcula el ROI de la formación.

Primero, porque es difícil obtener estos datos y aislarlos del ruido.

Segundo, porque este cálculo solo se puede hacer en muy pocos tipos de formación. Para este ejemplo, hemos elegido una formación en ventas en el que sí se podría medir el ROI porque hay una relación directa de la formación con los ingresos.

Pero, ¿qué pasa con otras formaciones que no están tan directamente relacionadas con los ingresos?

Por ejemplo, ¿cómo se haría este análisis para una formación sobre gestión del tiempo, servicio al cliente o liderazgo?

¿Cómo mides el impacto económico del antes y el después?, ¿puedes medirlo?

Si te rompes la cabeza, en unos pocos casos, podrías llegar a aproximaciones que te den una idea, que sería muy poco precisa.

Pero en la mayoría de los casos, no podrás ni aproximarte a una cifra de ingresos.

Este es el motivo por el que aunque a muchos les gustaría medir el ROI de la formación, prácticamente nadie lo mide.

Entonces, ¿qué se puede hacer?, ¿se puede calcular el ROI o tener una idea de cuál es el ROI de una formación?

ROIV: fórmula alternativa para medir el ROI de una formación?

Como hemos visto, en la mayoría de los casos, no se puede calcular el ROI financiero de una formación. Es una lástima, porque este análisis te da una información importante de la formación, como por ejemplo, relaciona lo que ha costado con lo que ha aportado esa formación.

En WiserTeams hacemos un análisis alternativo del ROI, que llamamos el ROIV. Es un cálculo parecido al ROI, pero que en lugar de basarse en los ingresos, se basa en el valor que aporta la formación a la empresa.

La ventaja que tiene el ROIV sobre el ROI financiero que promulga Phillips, es que el ROIV se centra en el valor que aporta la formación. Esto permite que el análisis del ROI se pueda extrapolar a otras formaciones para las que es difícil cuantificar unos ingresos, pero es más fácil cuantificar un valor.

Además, ayuda a comparar el ROIV de diferentes tipos de formación, como por ejemplo, una formación sobre ventas con otra de liderazgo u otra de gestión del tiempo.

El modelo que usamos, que describiré a continuación, pone el foco en aquellas métricas de la formación que están más directamente relacionadas con el ROI.

Partimos de la misma fórmula del ROI.

La inversión la calculamos igual.

Los ingresos, los sustituimos por valor. En aquellos casos en los que se pueden medir los ingresos de la formación, entonces el valor podrían ser esos ingresos.

Luego, relacionamos el valor de la formación con aquellas métricas de la formación más directamente relacionadas con los ingresos.

Antes, vamos a hacer un inciso

Vamos a separar las métricas de la formación en dos tipos:

Las que están directamente relacionadas con la eficacia de la formación, como por ejemplo.

• La retención de la formación.
• El cumplimiento de objetivos relacionados con la formación

Las que no están relacionadas directamente con la eficacia, pero que ayudan a entender los resultados que se han conseguido del ROI. Por ejemplo:

• Si el curso ha gustado o no.
• La actitud/compromiso de las personas con el curso.

Hecha esta diferenciación entre métricas, vamos a medir los ingresos, que es la parte más difícil.

El valor de la formación:

Para calcular el valor de la formación, tenemos que pensar en el valor que damos a una formación determinada.
El valor no tiene nada que ver con el precio de la formación.

El valor debe estar asociado a la formación específica que se va a dar. Por ejemplo, dos formaciones en ventas que buscan mejorar las técnicas de cierre, podrían tener un valor diferente para la empresa. El valor tiene que ver con lo que la empresa “espera” que conseguirá con esa formación específica si es 100% efectiva. Luego, mediremos si ha sido efectiva o no.

Calcular este valor, antes de la formación, tiene muchas ventajas. Por ejemplo, ayuda a la empresa a entender cuán importante es esa formación para la empresa y decidir qué presupuestos tendrían sentido. Si por ejemplo lo que la empresa espera gastarse en la formación es superior al valor que le atribuye, eso significa que algo no está bien. O no ha calculado bien el valor o el presupuesto es demasiado elevado. El valor tiene que ser superior a la inversión. Cuanta más diferencia haya entre el valor esperado y la inversión esperada, mejor.

Vamos a ver como se podría calcular ese valor en algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Cuando el valor está directamente relacionado con los ingresos.

Vamos a calcular el valor esperado del curso de ventas del que hablábamos antes. Para ese ejemplo, la empresa debería definir que si una persona retiene y cambia su comportamiento debido a esa formación, conseguirá un +10% en ventas. Eso tiene que estimarlo antes de hacer el curso. Es el resultado que espera conseguir si las personas retienen los conceptos del curso y los llevan a la práctica.

Sería como afirmar lo siguiente:

“Creemos que si una persona retiene lo que le contaremos en el curso y pone en práctica las ideas que le contaremos, sus ventas aumentarán un 10%”.

Este es el valor que espera del curso si es 100% efectivo. Un valor “máximo” si es 100% efectiva.

El siguiente paso, es convertir ese % de ventas en margen.

Por ejemplo, las ventas anuales de cada vendedor es de unos 100.000 Euros, ese 10% serían 10.000 Euros más. Si el margen de contribución (ventas-costes directos asociados a los productos o servicios vendidos) es del 20%, el margen de contribución de ese 10% adicional serían 2000 €.

Este número es teórico y refleja el dinero adicional que a priori pensamos entrará en la empresa, si la formación es 100% efectiva. Todavía no ha empezado la formación.

Este valor podría explicarse con la siguiente frase:

“Pensamos que si una persona retiene lo que le contaremos en el curso y pone en práctica las ideas que le contaremos, aportará 2000 € más a la empresa”.

Una gran ventaja de medir el valor teórico de la formación es que podemos extenderlo a otros tipos de formaciones. Vamos a verlo en otro ejemplo:

Ejemplo 2:

Vamos a suponer que una empresa quiere que sus empleados mejoren su nivel de inglés. Para esta formación, sería muy difícil cuantificar los ingresos esperados por esa formación. En cambio, si hablamos de valor, es más fácil.

¿En cuánto valora la empresa que ese empleado mejore su nivel de inglés hasta el punto que el formador le dice que lo mejorará? Ese será el valor que la empresa asigna a la formación en inglés.

Ejemplo 3:

Vamos a ver un último ejemplo. Vamos a suponer que una empresa quiere hacer una formación de liderazgo a los 10 jefes de departamento de una gran superficie. La empresa quiere que estas personas lideren mucho mejor a sus equipos, que en media, tienen unas 8 personas. Para este ejemplo concreto, sería muy difícil calcular el ROI financiero, porque sería muy difícil calcular los ingresos que generará esa formación. En cambio, si buscamos en cuanto valora la empresa esa formación, podríamos pensar cuanto pagaríamos para que cada líder de equipo: lidere mejor, motive más, consiga un mayor compromiso y mejore la actitud de las 8 personas de su equipo. Este sería el valor que asignamos a la formación.

Vamos a suponer que en este ejemplo, cuando la empresa revisa lo que va a cubrir la formación, determina que pagaría unos 5000 € para que cada jefe de departamento interiorice esa formación y ponga en práctica los principios de esa formación. Si la formación se ha hecho a 10 personas, el valor teórico de la formación sería de (10 x 5.000 = 50.000 €).

Como relacionar este valor con las métricas de la formación.

Ahora ya hemos definido un valor para la formación. Solo queda relacionar el valor máximo esperado con los resultados de la formación. Cuanto más efectiva sea la formación, más cerca estará de conseguir el valor máximo para el que se ha diseñado.

En WiserTeams usamos las siguientes dos métricas para medir la eficacia de la formación:

• La retención de la formación a largo plazo
• En qué medida los asistentes cumplen los objetivos relacionados con la formación.

¿Por qué usamos estas métricas?

Porque tienen una fuerte relación con la efectividad de la formación. Toda formación busca principalmente:

1. Que las personas que asisten a la formación interioricen determinados conocimientos relacionados con la formación.
2. Que esa formación consiga cambios en la forma de actuar de esas personas o cambios en su comportamiento. Este es el fin último de la formación

En la medida en que la formación consiga estos dos objetivos, será efectiva.

Vamos a verlo a través de un ejemplo que ya hemos visto antes:

Vamos a suponer que una empresa hace una formación de liderazgo a los 10 jefes de departamento de una gran superficie. El objetivo de esa formación es que esos jefes de departamento sepan como liderar mejor a su gente para que trabajen mejor como equipo, estén más motivados y tengan la mejor actitud posible. La formación se centrará en transmitir bien estos aspectos y buscará que los jefes de departamento que asisten a la formación sean mejores líderes para sus equipos.

Si se consiguen estos dos objetivos, la formación habrá sido efectiva. Hay que medirlos.

¿De dónde salen estas métricas?

En WiserTeams estas métricas salen automáticamente de la aplicación.

Si no usas WiserTeams, te recomendamos que busques una herramienta de formación que te dé estos datos. Si no puedes, puedes hacer lo siguiente.

•  Para saber la retención de la formación a largo plazo, podrías hacerle a los asistentes un test dos meses después de terminada la formación. Recuerda que estás buscando la retención a largo plazo, no la retención al terminar la formación.
• Conseguir los datos de la métrica de consecución de objetivos, será un poco más difícil. Al terminar la formación, especifica que los asistentes cumplan determinados objetivos relacionados con la formación. Durante los siguientes meses, haz un seguimiento y averigua en qué medida cada persona ha conseguido esos objetivos.

Luego, hay que relacionar estas métricas de formación efectiva con el valor que hemos calculado antes. Las uniremos en una única métrica, con la siguiente fórmula.

Eficacia Formación (EF) = (Retención (%) + (Consecución de objetivos (%) X FO))/ (1+ FO)

Los valores de esta fórmula, serían:

• Retención: Es el recuerdo a largo plazo de los conceptos más importantes de la formación. Este dato está reflejado como un % del total de la retención.
• Consecución de objetivos: Nos dice en qué medida las personas han cumplido los objetivos que tenían para la formación. También se calcula como %.
• FO = Factor “objetivo” es un número que cambia para cada formación. Lo usamos para darle un peso distinto a las dos métricas de la formación. Si por ejemplo queremos que la métrica de consecución de objetivos tenga el doble de peso que la métrica de retención, el “Factor objetivos” sería = 2. Para otra formación, a lo mejor se quiere que ambas métricas tengan el mismo peso. En este caso, el “Factor Objetivo” sería 1. Este dato NO se mide. Se debe decidir para cada formación.
• ROIV de la formación.

Vamos a ver como se usarían estos datos en los cálculos del ROIV. Para ilustrarlo, usaremos el ejemplo del curso de liderazgo. Después de terminada la formación, los datos de la formación serían los siguientes:

• Retención = 75% (media de los 10 asistentes a la formación)
• Consecución de objetivos = 45% (media de los 10 asistentes a la formación)
• FO (Factor Objetivos) = 2
• Valor teórico de la formación = 50.000 € (antes hemos explicado cómo se calculaba esta cifra)

Eficacia de la formación = (75% + (45% x 2)) / (1+2) = 165% / 3 = 55%

Ahora, para saber los ingresos de la formación, multiplicaríamos el ingreso teórico de la formación por la eficacia de la formación.

Valor formación = Valor teórico x EF (eficacia de la formación)

En este ejemplo:

Valor de la formación = 50.000 € x 55% = 27.500 €

Ya hemos cuantificado los ingresos teóricos de la formación. Ahora, podemos aplicar la fórmula del ROI.

Pongamos que para este ejemplo concreto de liderazgo, la inversión de la formación ha sido de 12.000 Euros. El cálculo del ROI sería el siguiente:

ROIV = 100* (27. 500 – 12.000)/12000 = 129%

O dicho de otra forma, cada Euro que se gastado en formación, ha generado un 129% de retorno. Todo lo que esté por encima del 0%, será rentable. Todo lo que sea negativo, no lo será.

Este número que hemos calculado sería el ROI del curso para toda la empresa. También podríamos calcular fácilmente este ROI para cada persona que ha asistido a la formación. Así veríamos en qué medida cada persona ha aprovechado el curso.

Si se hiciera este análisis, a lo mejor se vería que hay personas que tienen un ROI del 200% y otras lo tienen negativo.

¿Es exacto el ROIV?

No lo es. Es una aproximación. Pero como hemos visto antes, el análisis del ROI financiero también es una aproximación. Con este análisis, buscamos tener una idea que nos acerque a entender si ha valido la pena invertir en una formación y comparar varias formaciones entre sí.

¿Qué aporta hacer este análisis?

Aporta dos cosas muy importantes:

• Pone el foco en las variables clave. Relaciona los resultados de la formación con su coste. Cuanto más alto sea el coste de la formación, mayor debería ser el valor de la formación, los objetivos a conseguir y más eficaz debería ser la formación.
• Pone el foco en las métricas clave de la formación en las que nos tenemos que enfocar, para que la formación sea efectiva. Concretamente, pone el foco en la retención a largo plazo y en la consecución de determinados objetivos relacionados con la formación. Guiarse de estas dos métricas cuando se diseña una formación, hará que la formación se enfoque en maximizar al máximo estas dos métricas.

¿Pueden usarse otras métricas?

Estas son las que usamos en WiserTeams. Si tu empresa tiene otras métricas que están directamente relacionadas con la efectividad de la formación, podrías usarlas.

Lo importante es que las estén muy directamente relacionadas con que la formación sea efectiva, es decir, que se recuerde y se ponga en práctica. Otras métricas como si ha gustado o si se ha recordado al final de la formación, NO servirían.

¿Cómo compara este ROIV con el ROI financiero?, ¿cuál es el mejor?

Si para una determinada formación una empresa puede hacer un buen análisis del ROI financiero, como se explicaba en la primera parte de este artículo, ese ROI, aunque impreciso, se aproximará más al ROI real de esa formación. Animamos a que cualquier empresa que pueda hacer ese análisis, lo haga.

Cuando no pueda, el análisis que acabamos de describir, añadirá información importante a esa formación.

Además, le permitirá comparar formaciones diferentes y pone el foco de la formación en aquellas métricas (generar retención y cambiar comportamientos) que conseguirán que la formación sea efectiva y consiga resultados.

EL ROIV en otras formaciones (no relacionadas con ingresos)

En este artículo, he explicado cómo se puede aplicar el ROIV a un ejemplo de formación directamente relacionado con ingresos (ventas) y a otro que no lo está (liderazgo). El análisis del ROIV necesita cuantificar el valor económico de la formación.

Para algunas formaciones, a lo mejor no puedes o te cuesta mucho cuantificar económicamente ese valor. Por ejemplo, para una formación “obligatoria”, como por ejemplo, una formación en riesgos laborales para los empleados de una oficina.

¿Cómo podrías medir el ROIV de una formación como esta?

Para esta formación, a lo mejor no puedes cuantificar el valor de esta formación. Tu objetivo podría ser que las personas interioricen la formación y genere algunos cambios en su comportamiento y que lo hagan invirtiendo lo mínimo posible.

En este caso, se podría dividir el presupuesto de la formación, por el índice de eficacia de la formación. Idealmente, debería medirse por persona. Si la formación ha costado 2000 € y ha conseguido un índice de eficacia del 70%, el resultado de este cálculo sería:

2000 € / 70% = 28,6 € por cada porcentaje de eficacia.

Si esa formación la han hecho 20 personas, se dividiría esa cifra por 20 (28,6 € / 20 = 1,43 €).

Ahora, ya tenemos un dato con el que podemos medir y comparar con el de otras formaciones. Con este dato, podremos entender si esa formación, para la que NO hemos cuantificado unos ingresos, es más efectiva que otras formaciones que haremos en el futuro.

Conclusión:

El ROI de una formación mide los ingresos que genera una formación y los relaciona con la inversión. Cuando se puede haces este análisis, aporta una información muy valiosa a la empresa. Lamentablemente, solo se puede hacer para algunos tipos de formación.

Para aquellos casos en los que no se puede, se puede medir en qué medida una formación ha aportado valor a la empresa. Esto se mediría con el ROIV. Para calcular el ROIV, se podrían incluir todos los conceptos que aportan valor a esa formación.